Event firmowy zorganizowany przez agencję jest tańszy! Dlaczego?

Jedną z głównych barier, jakie powstrzymują przedsiębiorców przed organizacją eventów firmowych, są oczywiście koszty. Firmy obawiają się gigantycznych wydatków, które nie będą współmierne do osiągniętych zysków np. wizerunkowych. Fakt, na event trzeba mieć pieniądze, ale podstawową zasadą w przypadku chęci przeznaczenia na to rozsądnego budżetu jest skorzystanie z usługi profesjonalnej agencji eventowej. Dlaczego to się opłaca? Sprawdź w naszym poradniku.

Kontrola budżetu

Doświadczona agencja eventowa już na podstawie krótkiego wywiadu z klientem i po poznaniu jego oczekiwań, będzie w stanie stworzyć rzetelny kosztorys imprezy. Profesjonaliści dokładnie wiedzą, ile co kosztuje, dzięki czemu mogą zaproponować konkretne rozwiązania mieszczące się w założonym budżecie.

W przypadku samodzielnej organizacji eventów, za co często odpowiadają pracownicy firmy niemający bladego pojęcia o tej branży, zawsze istnieje duże ryzyko, że pierwotnie przyjęty budżet okaże się zbyt mały i trzeba będzie go na bieżąco łatać, co zawsze sprzyja wydaniu przesadnej ilości pieniędzy.

Skuteczne negocjacje cenowe

Ważnym atutem organizacji eventu przy udziale profesjonalnej agencji jest to, że zawodowcy potrafią o wiele lepiej negocjować stawki z dostawcami poszczególnych usług – chociażby hotelami, restauracjami, firmami cateringowymi, przedsiębiorstwami scenicznymi, muzykami, hostessami etc. Powód? Doskonale orientują się, jakie stawki obowiązują w tej branży.

Agencja wiedząc, że klient ma np. 20.000 złotych na wynajęcie sali, nie będzie nawet wysyłać zapytań do operatorów obiektów, by nie tracić cennego czasu. Ważne jest przy tym to, aby zachować balans, czyli nie przeznaczać lwiej części budżetu na jeden element, podczas gdy pozostałe będą niewspółmiernie skromniejsze.

Brak nieprzewidzianych kosztów

Organizując event firmowy na własną rękę, zwłaszcza po raz pierwszy, można w ciemno założyć, że po drodze pojawi się mnóstwo takich niespodziewanych wydatków. Ktoś czegoś nie dopilnuje, ktoś inny zamówi coś podwójnie, komuś nie uda się precyzyjnie ustalić warunków z podwykonawcą itd.

Agencja eventowa nie pozwala sobie na takie wpadki, ponieważ w pierwszej kolejności ogranicza ją dostępny budżet. Nie może dojść do sytuacji, w której agencje nagle zgłosi się do klienta i powie, że potrzebuje dodatkowych kilkunastu tysięcy złotych, bo „zapomnieliśmy o tym i o tamtym”.