Jak wybrać odpowiedni obiekt na event? Zwróć uwagę na te szczegóły

Zdecydowana większość eventów firmowych odbywa się w wynajętych przestrzeniach, najczęściej w obiektach restauracyjnych, hotelach, czasami w salach konferencyjnych czy centrach kongresowych. Wynajęcie takiego obiektu jest oczywiście bardzo kosztowne, dlatego przy wyborze konkretnej sali nie można sobie pozwolić na przypadkowe ruchy. Wymagana jest bardzo dokładna analiza zalet i wad obiektu, by dzięki temu dopasować przestrzeń do własnych potrzeb. W naszym poradniku podpowiadamy, które szczegóły należy wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności.

Wielkość obiektu

Zaczynamy od najbardziej oczywistej kwestii, przy czym zaznaczamy, że nie należy w 100% ufać właścicielowi czy zarządcy obiektu. Regułą jest zawyżanie pojemności sali, co grozi tym, że zaproszonym gościom będzie po prostu zbyt ciasno. Najlepiej więc będzie udać się na miejsce osobiście i ocenić, czy dostępna przestrzeń jest wystarczająca. Dodatkowo należy uściślić z wynajmującym, czy event ma w danym dniu wyłączność, czyli czy nie dojdzie do sytuacji, w której w np. sali obok odbywać się będzie inna impreza.

Dostępność podstawowych mediów

Nie warto z góry zakładać, że prąd, woda, kanalizacja czy klimatyzacja są na pewno do dyspozycji. Nawet jeśli gołym okiem widać, że na sali znajdują się gniazdka elektryczne, to lepiej będzie dopytać o rodzaj zabezpieczeń – chodzi przecież o to, aby nie doszło do problematycznego przeciążenia sieci. Warto również uszczegółowić, jak zarządca obiektu podchodzi do kwestii rozstawienia sceny, elementów oświetleniowych i nagłośnienia. Być może sam dysponuje takim sprzętem i może go udostępnić za atrakcyjną cenę.

Stan i liczba łazienek

Łazienki to kluczowe pomieszczenia podczas każdego eventu. Prędzej czy później goście zaczną z nich masowo korzystać, a kolejki do drzwi niestety są czymś, co mocno irytuje i może rzutować na opinii gości na temat eventu. Lepiej więc zawczasu upewnić się, że obiekt dysponuje dostateczną liczbą łazienek, w dodatku prezentujących choćby przyzwoity standard wykończenia.

Lokalizacja

Wspominamy o niej na końcu, choć wcale nie jest najmniej ważna. Lokalizacja obiektu ma duże znaczenie w sytuacji, gdy planujemy event w ciągu tygodnia (nie w weekend) i chcemy uzyskać jak najwyższą frekwencję. Z tego powodu np. organizując konferencję zawsze należy postawić na obiekt znajdujący się w centrum miasta, by każdy mógł do niego łatwo dojechać. Trzeba również zwrócić uwagę na dostępność miejsc parkingowych oraz na ogólny standard obiektu, który musi licować z wizerunkiem marki.