Nie tylko „sucha” organizacja. Co jeszcze składa się na wynagrodzenie agencji eventowej?

Wynajęcie agencji eventowej do organizacji i obsługi wydarzenia jest bardzo dobrym pomysłem – zarówno z praktycznego, jak i finansowego punktu widzenia. Agencja zdejmuje z barków klienta mnóstwo obowiązków, gwarantując mu oczekiwaną jakość wydarzenia i zajęcie się wszystkimi ważnymi, a przy tym uciążliwymi sprawami. Warto natomiast pamiętać, że na wynagrodzenie agencji składa się mnóstwo elementów, w tym nie zawsze bezpośrednio związanych z samą organizacją eventu. Te najważniejsze wymieniamy w naszym artykule.

Negocjowanie cen z podwykonawcami

To bardzo ważna część pracy agencji eventowej, która dzięki doskonałej znajomości branży i obowiązujących w niej stawek może o wiele skuteczniej negocjować ceny dla swojego klienta niż on sam. Z tego też powodu niemal zawsze okazuje się, że event zorganizowany od A do Z przez profesjonalną agencję jest tańszy, niż gdyby zajęli się tym pracownicy firmy niemający w tym żadnego doświadczenia.

Zorganizowanie całego zaplecza

Mamy na myśli głównie zaplecze techniczne, czyli oświetlenie, scenę, nagłośnienie, ale też zorganizowanie konferansjera, oprawy muzycznej, cateringu etc. Elementów składających się na event firmowy jest tak dużo, że dopięcie wszystkiego na ostatni guzik jest praktycznie niewykonalne dla osób bez doświadczenia i znajomości branży.

Stworzenie scenariusza imprezy

Bardzo ważny etap, ponieważ scenariusz jest punktem wyjścia do następnych działań. Musi zostać opracowany w najdrobniejszym szczególe, by nie dochodziło później do jakichś nieporozumień. Scenariusz akceptuje klient, a następnie daje agencji działać, wiedząc przy tym, jaki będzie efekt. To duży komfort psychiczny.

Reagowanie na nieprzewidziane zdarzenia

Nawet perfekcyjnie zorganizowany event wymaga ciągłej kontroli. Przedstawiciele agencji muszą więc być obecni na imprezie, by na bieżąco gasić różnego rodzaju pożary. A to zabraknie prądu, a to ktoś zapcha toaletę, a to nawali dźwiękowiec, a to spóźni się konferansjer – zadaniem agencji jest rozwiązywanie tych problemów w taki sposób, aby goście nawet się nie zorientowali.

Promocja wydarzenia

Jeśli umowa przewiduje, że agencja odpowiada również za tę sferę organizacji eventu, to oczywiście musi wywiązać się ze swoich obowiązków. Promocja imprezy jest bardzo istotnym elementem, ponieważ celem jest przecież uzyskanie jak najwyższej frekwencji, co oczywiście przekłada się na zwiększenie rozpoznawalności marki, dla której ten event został przygotowany.