Bez jasno nazwanych celów sponsoring łatwo zamienia się w „ładną obecność”. Zamiast ogólnego „chcemy być widoczni”, wpisz konkret: ilu przedstawicieli idealnego klienta (ICP) mamy dotrzeć, ile rozmów kwalifikowanych (SQL) zainicjować na miejscu, ile demo umówić w ciągu 7 dni po wydarzeniu i ile szans handlowych trafi do pipeline’u do końca miesiąca. Te liczby przekładasz na elementy aktywacji: wielkość stoiska, skład zespołu, format krótkich wystąpień (short-talków), mechanikę nagród i sposób skanowania kontaktów.
1) Gęstość ICP na metr kwadratowy. Sprawdź, jaki odsetek uczestników odpowiada Twojemu ICP (stanowiska, branże, wielkość firm, region). Lepszy jest mniejszy event z 40% idealnych odbiorców niż wielki kongres z 5%.
2) Dostęp do uczestników. Czy sponsor może wystawić mini-scenę na short-talki? Czy jest slot na workshop? Czy można legalnie skanować wejściówki i umawiać demo w aplikacji konferencyjnej? Jeśli nie, budżet pójdzie w „ładną obecność”.
3) Format dnia. Harmonogram musi pozwalać na ruch przy stoisku (przerwy kawowe, lunch, strefa expo na trasie między salami). Korytarz „na odludziu” zabija konwersję, nawet przy świetnej kreacji.
Ściana tła nie jest billboardem. Ma zatrzymać we właściwe 3 sekundy ICP jednym zdaniem: dla kogo i jaki efekt. „Automatyzujemy raporty KPI w 48 h (bez działu IT)” mówi więcej niż „Nowa era analityki”. Pod obietnicą – dowód: jedna liczba z case’u i nazwa branży. Trzeci element to działanie: czytelny przycisk „Umów demo 15 min” (druk na pylonie, QR na ladzie) i czytnik do skanowania badge’y.
Zaplanowanie przestrzeni:
Mini-wystąpienie przy stoisku lub na „open stage” ma jeden cel: wywołać kolejkę do rozmowy. Sprawdzony schemat 7-minutowego short-talka:
Najważniejsze: czas i prostota. To nie keynote. Słuchacz ma po wyjściu wiedzieć, co dostanie, jeśli podejdzie.
Reguła numer jeden: bez „wizytówek do miski”. Każdy kontakt musi trafić do wspólnego narzędzia (apka eventu, skaner, prosty formularz mobilny). Zespół używa jednego formularza z trzema polami: rola/osoba decyzyjna, temat/bolączka, następny krok (demo natychmiast, demo online, materiał do wysyłki). Po skanie – od razu tag („gorący”, „perspektywiczny”, „partner”).
Ważne detale:
Stoisko „bez tlenu” to stoisko bez ról. Minimalny zestaw na 12 m²: jedna osoba „magnes” (zaczepia i skanuje), jedna „ekspert” (krótkie demo/odpowiedzi), jedna „closer” (umawia sloty, wpisuje follow-up). Jeśli sponsorujesz scenę, dołóż osobę „runnera” – przed i po short-talkach prowadzi grupy pod stoisko. Zmiany co 90 minut, bo spada jakość rozmów.
Gadżet to nie nagroda za przejście obok. Najlepiej działają „incentywy” powiązane z działaniem: mini-audyt, checklista branżowa z personalizacją, niepubliczny dostęp do „demo on demand” (z kodem), a jeśli fizycznie – jeden mocny prezent za umówione demo (np. książka branżowa). Konkursy „losowanie po wizytówce” dewaluują leady i wymagają dodatkowych zgód – rzadko opłacalne.
Uczciwy, zwięzły „one-pager” to Twój handlowiec po godzinach. Struktura: problem (1 akapit), rozwiązanie (1 akapit), 3 liczby dowodu (czas, koszt, efekt), „dla kogo to działa” (3 branże/segmenty) i „co dalej” (QR do demo i do planu wdrożenia). Zero ogólników, zero 10-stronicowych katalogów. Wszystko ma się zmieścić na jednej stronie i nadawać do bycia wysłanym mailem „od razu po rozmowie”.
Największe „niespodzianki” biorą się z milczenia. W umowie doprecyzuj: lokalizację stoiska (ruch pieszy), prąd i internet (dedykowane gniazdo + backup), możliwość użycia własnego skanera/QR, sloty na short-talki i promocję w aplikacji, zasady komunikacji z uczestnikami (powiadomienia push, tablice informacyjne), godziny budowy/rozbiórki i dostęp do magazynu. Bez tego nawet świetna koncepcja siada na logistyce.
Skan badge’a ≠ zgoda marketingowa. Pytaj wprost, czy możesz wysłać materiały i zaproszenie na demo. Formularz (skaner/QR) powinien mieć jasne checkboxy i krótkie wyjaśnienie. Dane zbierasz w minimalnym zakresie: imię, e-mail służbowy, firma, rola + notatka z rozmowy. Listy uczestników „z łapanki” to prosta droga do problemów i słabych metryk otwarć.
Na wydarzeniu: liczba skanów, odsetek ICP, liczba umówionych demo na miejscu, obłożenie short-talków (ile osób przyszło vs. ile przeszło obok), średni czas rozmowy. To steruje Twoimi decyzjami jeszcze „w polu” (np. dodanie slotu short-talka o 14:30).
Po wydarzeniu: w 7 dni – ile demo się odbyło, w 30 dni – ile SQL i szans handlowych trafiło do pipeline’u, w 90 dni – ile wygranych i z jakim przychodem. Dzięki temu obronisz budżet lub podejmiesz decyzję o rezygnacji z kolejnej edycji.
Do 24 h: mail z podziękowaniem i obiecanym „one-pagerem”/nagraną prezentacją. W treści – dwa gotowe terminy demo i link do kalendarza. Personalizacja jednym zdaniem z notatki.
Do 72 h: jeśli brak odpowiedzi – krótki filmik 45 s „dla Waszej branży” (ekran + głos), z konkretną propozycją mini-audytu.
Do 168 h (7 dni): ostatnia wiadomość z wnioskiem „jeśli nie teraz – kiedy wrócić?” i linkiem do „demo on demand”, które można obejrzeć w dowolnej chwili. Potem cisza do kolejnej okazji – nie palisz kontaktu.
Firma A sprzedaje rozwiązanie do automatyzacji raportów. ICP: dyrektorzy operacyjni i finansowi w firmach 50–300 osób. Wybierają konferencję z 800 uczestnikami, gdzie 35% to ich ICP. W umowie zabezpieczają open stage (3 short-talki po 7 minut), prąd 2 × 2 kW i możliwość push notyfikacji w aplikacji. Zespół 4 osoby (magnes, ekspert, closer, runner). Obietnica na ścianie: „Uruchom raporty KPI w 48 h – bez działu IT”. Short-talki zbierają po 60–80 osób; po każdym „runner” prowadzi chętnych do stoiska. Skanują 190 kontaktów, z czego 120 to ICP. Umawiają 38 demo na miejscu, 21 odbywa się do 72 h. Po 30 dniach mają 14 SQL i 6 szans w pipeline’ie, po 90 dniach 3 wygrane (MRR łącznie 24 tys.). Wniosek: ten event zostaje w planie, ale z większą liczbą slotów short-talków i większą powierzchnią rozmów.
Stoisko-plakat. Piękne, ale bez obietnicy i CTA. Popraw: jedno zdanie dla ICP + jeden widoczny krok (QR, skan, demo).
Zespół bez ról. Wszyscy mówią o wszystkim; skany znikają. Popraw: rozpisz role i rotacje, jeden formularz, jeden właściciel leada.
Show zamiast rozmów. Konkursy, które nie filtrują ICP. Popraw: nagradzaj umówione demo lub udział w mini-audytach, nie „wizytówkę w misce”.
Follow-up bez obietnicy. „Dziękujemy za rozmowę” nic nie sprzedaje. Popraw: dwa terminy demo, materiał obiecany na miejscu, krótkie wideo branżowe.
Brak miary w pipeline. Liczenie stoisk „na leady” myli kierunek. Popraw: SQL, szanse, wygrane, czas do demo – porównuj eventy tymi miarami.
30 dni przed: wybierz event filtrem ICP, zaklep sloty short-talków, zaprojektuj ścianę (obietnica + dowód + CTA), przygotuj one-pager, checklistę i demo on demand. Zbuduj formularz skanowania z trzema polami i integracją do CRM.
W dniu eventu: trzy rotacje po 90 min, krótkie odprawy co przerwę (co działa/nie działa), skanowanie do jednego narzędzia, „runner” zbiera publiczność spod sceny na stoisko. Po każdym short-talku push w aplikacji: „demo 5 min przy stoisku 21”.
Do 7 dni po: trzyetapowy follow-up (24/72/168 h), podsumowanie: liczba skanów, udział ICP, umówione/odbyte demo, SQL, szanse, wartość pipeline’u. Decyzja: czy powtarzamy, z jaką modyfikacją layoutu/zespołu i jakie treści trzeba poprawić.
Dobre stoisko i sponsoring to nie kwestia „ładnego brandingu”, tylko inżynierii decyzji. Definiujesz KPI (ICP, demo, SQL, pipeline), a następnie projektujesz pod nie każdy element: zdanie-obietnicę na ścianie, 7-minutowe short-talki, proces skanowania, role w zespole i follow-up w rytmie 24/72/168 godzin. Z takim podejściem event przestaje być kosztem „na widoczność”, a zaczyna dostarczać przewidywalne rozmowy i realny przychód.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
