Przy ogromnej ilości wiadomości, jaką codziennie dostają dziennikarze, tylko niewielki ułamek jest przez nich faktycznie przyswojony. Celem PR-owców powinno być dostosowanie przekazu do warunków stawianych przez wpływowych dziennikarzy. Kreowanie informacji w ramach media relations to sztuka, która wymaga zrozumienia mechanizmów współczesnego dziennikarstwa i umiejętności budowania autentycznych relacji z przedstawicielami mediów.
Skuteczne kreowanie informacji wymaga zrozumienia zmian w media relations, jakie zachodzą w dziennikarstwie. Teoria i praktyka tej dziedziny przeszły głęboką transformację, która wpływa na sposób, w jaki specjaliści PR powinni podchodzić do swoich zadań.
Celem przekazu jakiegokolwiek komunikatu jest kreowanie rzeczywistości z wyprzedzeniem. Dziennikarz już nie zbiera informacji samodzielnie, ale wybiera spośród tych dostarczanych mu przez agencje PR. Ta zmiana paradygmatu oznacza, że kompleksowe omówienie zagadnień związanych z tworzeniem i utrzymywaniem prawidłowych relacji z szeroko pojętymi mediami stało się podstawą sukcesu w tej branży.
Komunikaty prasowe to często pierwsze zetknięcie dziennikarza z marką, dlatego muszą być najwyższej jakości i przemyślane pod kątem potrzeb odbiorcy. Już nie wystarczy przygotować standardowy tekst – trzeba kreować informacje, które rzeczywiście zainteresują media i dostarczą im wartości.
Pierwsze wyzwanie, z którym boryka się współczesne konstruowanie komunikatów, to umiejętność kreowanie informacji prasowych według sztuki media relations. Firmy często nie rozumieją, że w świecie fake newsów i dezinformacji profesjonalne zarządzanie komunikacją stało się nieuniknione.
Kolejny problem polega na tym, że firmy nie dostosowują prowadzonych działań media relations do rzeczywistych potrzeb mediów. Sam tekst nie wystarcza, aby zilustrować prezentowaną historię w mediach – potrzebny jest obraz, głos, dodatkowe materiały wizualne i kontekst, który pomoże dziennikarzowi zrozumieć istotę sprawy.
Skuteczne kreowanie informacji media relations opiera się na głębokim zrozumieniu potrzeb i ograniczeń, z jakimi mierzą się dziennikarze w codziennej pracy. To podejście wymaga empatii, strategicznego myślenia i umiejętności dostosowania przekazu do specyfiki konkretnych mediów.
Dziennikarze najczęściej mają ważniejsze rzeczy na głowie niż czytanie kolejnych prasówek. Dziennie dostają setki maili, a wyłuskanie tego najciekawszego czasem zajmuje im zbyt dużo czasu. Redaktorzy pracują pod ogromną presją stresu i czasu, dlatego tak ważne jest maksymalne ułatwienie im dotarcia do informacji o firmie. Kreowanie informacji musi uwzględniać te realia. Każdy komunikat powinien być przygotowany tak, aby dziennikarz mógł szybko zrozumieć jego wartość i podjąć decyzję o ewentualnej publikacji.
O tym, czy informacja prasowa zostanie wykorzystana przez dziennikarza, decyduje najczęściej tytuł, treść maila oraz nadawca wiadomości. Tytuł musi być konkretny, rzetelny i, najlepiej, niemarketingowy. Co równie ważne – powinien być krótki i od razu przekazywać najistotniejszą informację. Dziennikarze wiedzą, że PR-owcy muszą informować o nowych produktach. Ale w kreowaniu informacji media relations liczy się pokazanie szerszego obrazu. Lepiej pisać o tym, co się dzieje na rynku i jak zmieniają się klienci, niż tylko chwalić, jaki produkt jest "unikatowy".
Personalizacja komunikatu to pierwszy krok do efektywnego kreowania informacji mających służyć media relations. W przeciwnym wypadku wiadomość może zostać odebrana przez media jako natarczywa lub zwykły spam. Przed każdym kontaktem trzeba sprawdzić, jakie tematy porusza dany dziennikarz, w jaki sposób pisze i co może go zainteresować. To podejście wymaga więcej czasu niż wybranie opcji „wyślij do wielu”, ale znacząco zwiększa skuteczność działań i buduje pozytywne relacje z mediami.
Media relations to proces budowania trwałych, opartych na zaufaniu relacji z dziennikarzami. Ten aspekt pracy PR-owca często decyduje o długoterminowym sukcesie w komunikacji z mediami.
Celem skutecznych działań w zakresie kreowania informacji media relations jest sprawienie, aby dziennikarz znał markę i kojarzył ją w pozytywny sposób. Budowanie trwałych relacji to nie tylko okazjonalne wysyłanie informacji prasowych, ale pozostawanie z przedstawicielami mediów w ciągłym, wartościowym kontakcie.
Współpraca z mediami opiera się przede wszystkim na kontaktach międzyludzkich. Po drugiej stronie ekranu mamy nie bota, a osobę, która ma swoje potrzeby, oczekiwania i ograniczenia czasowe.
Skuteczne kreowanie informacji media relations oznacza, że jeśli jest naprawdę wartościowy temat, warto podzielić się nim z wybranym dziennikarzem na wyłączność. Czasem lepiej jest zrobić jeden, ale wyjątkowo angażujący temat dla konkretnego medium zamiast bombardowania wszystkich skrzynek i liczenia tylko wskaźników KPI. Nie ma sensu traktować współpracy z mediami na zasadzie wysyłania masowych informacji prasowych do bazy kontaktów.
Skuteczna współpraca z mediami to efekt budowania relacji konkretnej osoby z organizacji z konkretnym dziennikarzem. To nawiązanie kontaktu, dostarczanie dobrych jakościowo treści i systematyczne budowanie zaufania między stronami.
Pamiętaj o uczciwości w kontakcie z dziennikarzami podczas kreowania informacji media relations. Raz stracone zaufanie bardzo ciężko odbudować, podobnie jak zainteresowanie mediów marką czy tematem.
Tworzenie skutecznych informacji dla mediów wymaga świadomości tego, co się faktycznie sprawdza, a co może zniechęcić dziennikarzy do współpracy. Znajomość najczęstszych błędów i sprawdzonych metod znacznie zwiększa skuteczność działań PR.
Ton komunikacji ma ogromne znaczenie. Warto to brać pod uwagę szczególnie w dobie szybkiej, często bezosobowej komunikacji elektronicznej. Kultura osobista i szacunek dla pracy dziennikarza powinny być podstawą każdego kontaktu. Poznaj czas pracy redakcji, z którą chcesz nawiązać kontakt. Dostosowanie momentu i formy do specyfiki danego medium znacznie zwiększa szanse na powodzenie. Pamiętaj, że wywiad jest najbardziej wartościowym źródłem informacji dla każdego specjalisty ds. komunikacji. Dziennikarz otrzymuje wtedy informacje z pierwszej ręki, a dodatkowo proces autoryzacji pozwala chronić interesy firmy.
W media relations absolutnie unikaj pytań typu z gatunku ponaglających. To prawdopodobnie najgorsze pytania, jakie można zadać dziennikarzowi, i które go najbardziej irytują. Nie nadużywaj autoryzacji wywiadów. Dziennikarz, który spędził kilka godzin na spisaniu rozmowy, nie będzie zachwycony wykreśleniem najlepszych według niego fragmentów.
Agencje PR nadal będą rynkowi bardzo potrzebne. Świadome firmy będą zajmować się swoim biznesem, a agencje poszukiwaniem kontekstów i prowadzeniem rozmów z mediami – to idealna symbioza w media relations. Najważniejsze w kreowaniu informacji media relations pozostaje otwarcie na dialog i szybkie reagowanie na potrzeby odbiorców. Obecnie wykorzystanie narzędzi cyfrowych i sztucznej inteligencji wspiera analizę danych i personalizację komunikacji, ale fundament tej pracy pozostaje niezmieniony – to prawdziwe relacje między ludźmi, oparte na wzajemnym szacunku i zrozumieniu potrzeb obu stron. Agencja Monday Comms specjalizuje się w kreowaniu informacji do media relations. Łączymy precyzyjny dobór przekazów z kontekstem redakcyjnym i relacjami z dziennikarzami, dzięki czemu komunikaty klientów realnie pracują w mediach.
Informacja prasowa
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
