Co należy dokładnie sprawdzić tuż przed rozpoczęciem się eventu?

Ostatnie godziny przed startem eventu zawsze są bardzo stresujące dla organizatora. Dziwnym trafem właśnie wtedy najczęściej ujawniają się różnego rodzaju awarie, które mogą nawet położyć się cieniem na całym wydarzeniu. Dlatego niczego nie wolno zostawiać przypadkowi. Tuż przed rozpoczęciem się eventu dokładnie sprawdzamy najważniejsze rzeczy, by wykluczyć ryzyko wpadki. Co wymaga szczególnej troski ze strony organizatora? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Catering

Ma kluczowe znaczenie dla powodzenia eventu, ponieważ goście zawsze mocno na niego liczą. Podpisując umowę z dostawcą cateringu należy bezwzględnie zastrzec jego gotowość do obsługi wydarzenia z odpowiednim wyprzedzeniem. Najlepiej, aby firma cateringowa zjawiła się na miejscu już na kilka godzin przed startem imprezy, mając przygotowane zimne przekąski, a ciepłe dania serwując na bieżąco. Oczywiście koniecznie trzeba też sprawdzić jakość cateringu, aby nie okazało się, że podajemy gościom coś niezjadliwego.

Scena, nagłośnienie

Awarie i drobniejsze usterki sprzętu odpowiedzialnego za oprawę audiowizualną eventu są właściwie standardem, dlatego te elementy wymagają kilkakrotnego sprawdzenia jeszcze przed startem wydarzenia. Trzeba przeprowadzić próby nagłośnienia i oświetlenia, sprawdzić, czy zostały doprowadzone wszystkie potrzebne media, ocenić stabilność konstrukcji sceny etc. Pamiętajmy również o zadbaniu o zapasową konsoletę – jeśli ta główna ulegnie awarii i nie będziemy dysponować innym urządzeniem, pojawi się spory problem.

Konferansjer

Wynajęty konferansjer musi się zjawić na terenie eventu co najmniej 2 godziny wcześniej, by oswoić się ze sceną, przetestować działanie nagłośnienia, zorientować się w skali wydarzenia. Nie wolno dopuścić do sytuacji, w której osoba odpowiedzialna za poprowadzenie imprezy przyjeżdża na miejsce na ostatnią chwilę, potęgując stres u organizatora.

Prelegenci

Ta sama sytuacja, co w przypadku konferansjera. Prelegenci są kluczowymi uczestnikami takich eventów, jak konferencje czy szkolenia. Należy więc zadbać o to, aby pojawili się na miejscu z odpowiednim wyprzedzeniem. Takie kwestie ustalamy na etapie podpisywania umowy.

Toalety

Może się to wydawać przesadą, ale bez względu na rangę wydarzenia, jego uczestnicy i tak będą korzystać z toalet. Dobrze więc będzie się upewnić, że sanitariaty prezentują odpowiedni stan przygotowania – są czyste, zaopatrzone w środki higieniczne i pachnące. Oczywiście sprawdzamy również, czy toalety w ogóle działają. Lepiej zminimalizować ryzyko, że z powodu awarii goście będą musieli stać w długich kolejkach, irytować się i nabierać coraz większego dystansu do eventu oraz marki jego organizatora.