Większość firm myśli o mediach w trybie „wyślijmy informację prasową i zobaczymy, czy ktoś to podchwyci”. Tymczasem dziennikarz, redaktor albo wydawca rzadko ma czas na dopytywanie o logo, zdjęcia, dane o firmie, cytat do autoryzacji czy krótką notkę o produkcie. Jeśli te elementy nie są pod ręką, materiał przegrywa z innym tematem, który da się domknąć szybciej. Właśnie dlatego media kit i newsroom na stronie są jednym z najbardziej niedocenianych narzędzi PR.
Media kit to nie „folder z logo”. To zestaw materiałów, które redukują tarcie w procesie publikacji. Im mniej pracy musi wykonać redakcja, tym większa szansa, że Twoja historia wejdzie do obiegu. Dobrze przygotowany newsroom działa też jak filtr jakości: ułatwia cytowanie, ogranicza błędy, porządkuje fakty i daje spójny obraz marki, nawet gdy temat pojawia się w wielu miejscach jednocześnie.
Mail jest dobry do kontaktu, ale nie jest dobry jako jedyne miejsce na materiały. Z perspektywy redakcji sytuacja wygląda tak: dostają dziesiątki wiadomości dziennie, a do tego szukają informacji na szybko, często w ostatniej chwili. Jeśli Twoje materiały są tylko „w wątku mailowym”, to w praktyce znikają, gdy zmienia się osoba po stronie redakcji albo gdy temat wraca po miesiącach. Newsroom na stronie to stały punkt odniesienia, do którego można wrócić bez proszenia o „podeślij jeszcze raz”.
Druga sprawa to wiarygodność. Gdy dziennikarz widzi uporządkowane fakty, daty, zdjęcia i dane kontaktowe, łatwiej mu zaufać, że firma panuje nad komunikacją i że w razie pytania jest realna osoba do rozmowy. W PR często wygrywa nie „najgłośniejsza” marka, tylko ta, która działa sprawnie.
W praktyce możesz używać obu pojęć, ale warto je rozdzielić, bo spełniają inne funkcje.
Media kit to paczka gotowych zasobów: logotypy, zdjęcia, notka o firmie, dane liczbowe, cytaty, informacje o produkcie. To część „do pobrania”.
Newsroom to przestrzeń, w której media znajdują także aktualności, archiwum komunikatów, informacje o wydarzeniach, publikacjach, a czasem też Q&A dla prasy. To część „do szybkiego zrozumienia kontekstu”.
Najlepszy układ to newsroom jako strona z czytelną strukturą, a media kit jako sekcja w newsroomie.
Najważniejsza zasada: media kit ma oszczędzać czas. Jeśli dziennikarz musi zgadywać, które logo jest aktualne, albo nie wie, czy może użyć zdjęcia, to w praktyce materiał staje się kłopotliwy. Poniżej elementy, które w większości branż robią różnicę.
Zamiast jednej „długiej historii marki” przygotuj notkę w trzech długościach. Redakcje mają różne formaty: czasem potrzebują jednego zdania, czasem krótkiego akapitu, a czasem rozbudowanej sekcji „o firmie”. Jeśli dasz im gotowe wersje, zmniejszasz ryzyko przekłamań.
Uwaga praktyczna: notka powinna być faktami, nie sloganami. „Lider rynku” bez dowodu to zaproszenie do sceptycyzmu. Lepiej napisać konkretnie, w czym się specjalizujecie i dla kogo.
Dziennikarze lubią liczby, bo liczby kotwiczą tekst. Nie chodzi o chwalenie się, tylko o dane, które pomagają zrozumieć skalę i wiarygodność. Wybierz 5–10 liczb, które są stabilne i które możesz obronić.
Nie wrzucaj tu wszystkiego. Lepiej mniej, ale pewnie. Najgorsze, co może się wydarzyć, to korekta liczb po publikacji.
Logo powinno być dostępne w kilku wariantach: jasny, ciemny, znak, pełny logotyp. Do tego krótka instrukcja: jakich wersji używać na jasnym i ciemnym tle oraz czego nie robić (np. nie rozciągać, nie zmieniać proporcji). Ta instrukcja nie musi być rozbudowaną księgą znaku. W newsroomie liczy się szybkość.
Jeśli masz konkretne kolory firmowe, podaj je jasno. Jeśli masz podstawowe fonty, też możesz je wskazać, ale tylko jeśli to faktycznie ułatwia pracę (np. przy materiałach partnerskich).
W praktyce redakcje potrzebują trzech rodzajów zdjęć:
Kluczowe są dwie rzeczy: jakość oraz jasna informacja o prawach do użycia. Jeśli media nie mają pewności, czy mogą użyć zdjęcia, często go nie użyją albo wezmą przypadkowy obraz z internetu, co kończy się niezgodnością wizualną albo słabą jakością.
To element, który potrafi zrobić ogromną różnicę. Dziennikarz często potrzebuje krótkiego cytatu „z firmy” do wzmocnienia tekstu. Jeśli dasz gotowe cytaty do kilku tematów, przyspieszasz publikację i zwiększasz szansę, że narracja będzie spójna.
Przygotuj 6–10 krótkich cytatów, które są prawdziwe, konkretne i nie brzmią jak reklama. Najlepiej, jeśli dotyczą:
Cytaty powinny mieć przypisaną osobę, stanowisko i krótką informację, dlaczego ta osoba jest kompetentna, by się wypowiadać. To pomaga redakcji budować wiarygodność materiału.
Kontakt dla mediów powinien być prosty i realny. Idealnie, gdy jest podany konkretny człowiek i kanał kontaktu. Warto też dopisać krótką informację o czasie reakcji, bo to ustawia oczekiwania. Jeśli potrafisz odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, napisz to. Jeśli wiesz, że nie zawsze się da, nie obiecuj. Ważne jest, by kontakt był aktualny.
Jeśli firma działa w trybie „po godzinach” lub ma sezonowość, lepiej napisać prawdę i podać alternatywę, niż udawać, że wszystko jest dostępne zawsze.
Newsroom ma działać jak dobrze zorganizowana szuflada. Nie chcesz, żeby ktoś musiał klikać przez siedem podstron. Zwykle najlepiej sprawdza się prosta struktura z kilkoma sekcjami.
W newsroomie liczy się też porządek w czasie. Jeżeli publikujesz komunikaty, dbaj o archiwum i daty. Brak dat lub brak aktualizacji przez kilka lat wygląda jak „firma nie żyje”, nawet jeśli biznes działa świetnie.
Informacja prasowa nie jest reklamą. Jej zadaniem jest przekazać temat, który jest potencjalnie interesujący dla czytelników danej redakcji. Najlepsze komunikaty są krótkie, konkretne i mają jasny powód, dlaczego to jest ważne teraz.
Dobry schemat treści wygląda zwykle tak:
Jeśli temat dotyczy produktu, pamiętaj o jednym: redakcje nie lubią „katalogu funkcji”. Lubią skutki: co to zmienia dla użytkownika, jakie problemy rozwiązuje, dlaczego teraz. Jeśli komunikat jest zbyt sprzedażowy, część redakcji od razu go odfiltruje.
W praktyce problemy są dość powtarzalne. Warto je znać, bo ich usunięcie jest szybkie i daje duży efekt.
Najprostsza poprawka to regularny przegląd. Raz na kwartał sprawdź, czy dane kontaktowe są aktualne, czy notki o firmie nie wymagają korekty i czy zdjęcia nie są sprzed pięciu lat. To ma znaczenie, bo redakcje często oceniają wiarygodność przez drobiazgi.
Newsroom działa wtedy, gdy ma właściciela. To nie musi być osoba od PR na pełny etat. W wielu firmach wystarcza, że ktoś w marketingu ma to jako stały element odpowiedzialności. Właściciel odpowiada za trzy rzeczy:
Jeśli współpracujesz z agencją PR, to nadal warto, by zasoby były po Twojej stronie, a agencja miała jasny proces aktualizacji. Wtedy nawet przy zmianie współpracy newsroom zostaje i dalej pracuje na markę.
Media kit i newsroom to proste narzędzia o dużym zwrocie, bo zmniejszają tarcie po stronie redakcji. Dają dziennikarzom gotowe, wiarygodne elementy: krótkie notki, liczby, cytaty, zdjęcia, logotypy oraz kontakt do człowieka, który odpowie. Dla firmy oznacza to więcej publikacji, mniej przekłamań i szybsze domykanie tematów. Jeśli zrobisz to raz porządnie i będziesz aktualizować kwartalnie, newsroom może działać latami jako cichy sprzymierzeniec PR.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
