Dwudniowa konferencja biznesowa: jak wybrać odpowiedni obiekt

Konferencje biznesowe, które są rozłożone na dwa dni, to duże wyzwanie logistyczne dla organizatora. Najważniejsze jest to, aby zapewnić zaproszonym gościom wysoki komfort, miejsce do odpoczynku, a także już na wstępie zachęcić ich do wzięcia udziału w wydarzeniu. Podstawą jest oczywiście wybranie odpowiedniego obiektu, który musi spełniać wymagania techniczne oraz wpisywać się w oczekiwania gości – zwłaszcza tych, na których najbardziej nam zależy (np. wysoki management). Garść praktycznych wskazówek znajdziesz w naszym poradniku.

Zaplecze techniczne obiektu

Zaczniemy od podstaw, czyli właśnie od oceniania infrastruktury danego obiektu, w którym ma zostać zorganizowana konferencja. Należy się upewnić, że na miejscu mamy dostęp do szybkiego Internetu, energii elektrycznej, wody, ale też całego zaplecza socjalnego. Technicy powinni sprawdzić nagłośnienie. Bardzo ważne jest też to, aby mieć 100% pewność, że obiekt jest dostosowany wielkością do planowanej liczby uczestników.

Dostępność miejsc noclegowych i ich standard

Organizując dwudniową konferencję, a już szczególnie wyjazdową, bezwzględnie trzeba zapewnić gościom noclegi. Od razu przestrzegamy przed źle pojmowaną oszczędnością – nocleg powinien być opłacony przez organizatora, nie warto zrzucać tego na uczestników, bo wówczas frekwencja na pewno będzie znacznie niższa od spodziewanej. Idealnie będzie, jeśli miejsca noclegowe znajdą się w tym samym budynku lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie. Dlatego na dwudniowe konferencje zdecydowanie najlepiej nadają się hotele i pensjonaty.

Przestrzeń do odpoczynku

Dwudniowa konferencja, nawet świetnie zorganizowana i atrakcyjna pod względem merytorycznym, jest męcząca. Dlatego układając jej plan należy koniecznie uwzględnić częste przerwy, podczas których uczestnicy będą częstowani gorącymi napojami i oczywiście przekąskami. Dodatkowo w planie musi zostać przewidziana przerwa obiadowa. Warto również wydzielić specjalne przestrzenie do relaksu i rozmów w kuluarach.

Wygodny dojazd i parking

Bardzo ważne na etapie wyboru miejsca jest to, aby sprawdzić, czy uczestnicy dwudniowej konferencji będą mogli na nią dotrzeć na różne sposoby, wygodnie, bez konieczności spędzania wielu godzin w trasie. Optymalnie więc będzie wybrać np. hotel położony w pobliżu lotniska czy dworca kolejowego. Z myślą o zmotoryzowanych uczestnikach szukamy takiego obiektu, który posiada duży, monitorowany i najlepiej bezpłatny parking.