Przygotowujemy zaproszenia na event biznesowy: jakich informacji nie może na nich zabraknąć?

Nawet najlepiej zorganizowany event biznesowy nie ma żadnego sensu, jeśli nikt nie weźmie w nim udziału. Dlatego przygotowania do takiego eventu zawsze warto rozpocząć od stworzenia choćby wstępnej listy zaproszonych gości. Pozwoli to ocenić skalę przedsięwzięcia i tym samym zaplanować realistyczny budżet. Bardzo ważnym etapem przygotowań jest rozesłanie zaproszeń – czy to w formie tradycyjnej, czy (coraz częściej) elektronicznej. Warto przy tym pamiętać, aby na zaproszeniach znalazły się kluczowe informacje, które mają duże znaczenie dla gości. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Data, godzina, lokalizacja

Zaczniemy od najbardziej oczywistych kwestii, ale – choć może trudno w to uwierzyć – zdarzają się zaproszenia pozbawione tych informacji. Najczęściej wynika to z faktu, iż organizator eventu sam jeszcze nie wie dokładnie, kiedy i gdzie odbędzie się impreza. W takiej sytuacji, chcąc wzbudzić zainteresowanie wciąż dopiero planowanym wydarzeniem, lepiej będzie wykorzystać do tego chociażby media społecznościowe, a zaproszenia rozesłać dopiero, gdy będzie można podać konkrety.

Dress code

Bardzo dobrym i oczekiwanym przez gości rozwiązaniem będzie podanie na zaproszeniu jakichś wskazówek dotyczących stroju. Często jest tak, że goście sami nie bardzo wiedzą, co powinni na siebie założyć, a nie chcą przy tym popełnić żadnego faux-pas. Dobrze więc będzie wskazać, czy np. obowiązuje strój smart casual, wieczorowy czy może całkowicie dowolny.

Wskazówki dotyczące dojazdu

Jest to bardzo ważne w sytuacji, gdy event ma zostać zorganizowany w jakimś trudno dostępnym czy nieznanym szerzej miejscu. Warto więc podpowiedzieć gościom, w jakim sposób mogą się tam dostać korzystając z własnego samochodu lub środków komunikacji zbiorowej. Przesadą nie będzie nawet dodanie prostej mapki dojazdowej.

Wstępny program imprezy

Bardzo dobry pomysł, ponieważ umieszczając na zaproszeniu najważniejsze punkty programu znacząco zwiększymy szansę na wysoką frekwencję. Goście chcą przecież wiedzieć, czy w ogóle warto rezerwować sobie czas na udział w wydarzeniu, a nic bardziej ich do tego nie zachęci niż właśnie atrakcyjny program.

Prośba o potwierdzenie przybycia

Zawsze warto o to poprosić na zaproszeniu, z podaniem numeru telefonu lub adresu e-mail oraz daty, do której trzeba potwierdzić swoją obecność. Dzięki temu będzie można stworzyć ostateczną listę gości i precyzyjnie zaplanować wszystkie szczegóły wydarzenia.