Jak stworzyć wiarygodny budżet eventu firmowego?

Nie ma dobrze zorganizowanego eventu bez zgromadzenia odpowiedniego, wystarczającego budżetu. Eventy zawsze przenikają się z finansami, z czego trzeba sobie zdawać sprawę przed podjęciem decyzji o zainwestowaniu w wydarzenie firmowe. Niestety, nadal zdarza się, że pierwotnie przyjęty budżet szybko się wyczerpuje, a później trzeba go łatać, aby uratować sytuację. Jak nie dopuścić do takiej sytuacji? Wszystko sprowadza się do stworzenia wiarygodnego budżetu eventu firmowego. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Zacznij od ułożenia wstępnego harmonogramu imprezy

Harmonogram, nawet mocno ogólnikowy, pozwoli Ci wstępnie zorientować się w przewidywanych kosztach organizacji imprezy. Zastanów się, gdzie ma się ona odbyć, jakie atrakcje przewidujesz dla uczestników, kto poprowadzi wydarzenie, czy będą na nie zaproszeni jacyś znani prelegenci i celebryci, czy dla uczestników przewidziany jest nocleg itd. Pamiętaj, że liczy się każdy szczegół – nawet rodzaj cateringu.

Ustal docelową liczbę uczestników

Nie da się ułożyć budżetu eventu firmowego, jeśli nie wiemy, ile osób właściwie ma w nim wziąć udział. Zupełnie inne kwoty wchodzą w grę, gdy organizujemy imprezę dla 20 osób, a inne, gdy ma to być event na 800 osób. Zastanów się również, jaki będzie profil uczestnika wydarzenia. Czy zapraszasz przedstawicieli dużego biznesu, czy może głównie pracowników i stałych klientów – to będzie mieć wpływ na wybór m.in. lokalizacji czy atrakcji, a więc także na budżet.

Poproś o wycenę imprezy w kilku agencjach

Przy ustalaniu budżetu eventowego zawsze sprawdza się prosta zasada: opieraj się na cenach rynkowych, a nie na domysłach. Jeśli nie masz doświadczenia w tej branży, to nie będziesz w stanie określić realnego pułapu cenowego dla poszczególnych usług. Potrzebujesz wskazówek, a ich najlepszym źródłem są profesjonalne agencje eventowe.

Oczywiście żadna z nich nie przedstawi Ci szczegółowego budżetu bez dokładnej analizy imprezy, ale ogólny zarys będzie już jakimś punktem wyjścia. Dodatkowo zyskasz możliwość zorientowana się w stawkach agencyjnych, co być może skłoni Cię do powierzenia kompleksowej organizacji imprezy profesjonalistom.

Zaplanuj budżet awaryjny

Niezależnie od tego, jak dokładnie uda Ci się oszacować budżet eventu, zawsze uwzględnij w nim co najmniej 10% rezerwę na nieprzewidziane wydatki i niedoszacowanie kosztów. Nie musisz jej oczywiście wykorzystać, ale lepiej nie dopuszczać do sytuacji, w której musi nagle z czegoś zrezygnować, bo budżet jednak się nie dopina.