Co zrobić, kiedy zaplanowany event nie może się odbyć?

Mariusz Siwko
16.06.2020

Tytułowa sytuacja jest niezwykle niekomfortowa dla organizatora wydarzenia. Wszystko było już przygotowane, goście zaproszeni, podwykonawcy opłaceni, ale z jakiegoś powodu event nie może się odbyć w zaplanowanym terminie – np. z powodu problemów z właścicielem obiektu czy restrykcji epidemiologicznych (co boleśnie odczuliśmy wczesną wiosną 2020 roku). Co należy zrobić w takiej sytuacji? Jak wyjść z niej z twarzą? Oto kilka propozycji.

Przenieś event do Internetu

Jeśli jest to jeszcze wykonalne i specyfika eventu dopuszcza przeprowadzenie go online (np. konferencja, szkolenie, sympozjum), to warto podjąć taką próbę. Musisz mieć jednak solidny argument, który przekona zaproszonych gości, że stacjonarna formuła nie wchodzi w grę z przyczyn obiektywnych, a ta online może być dla nich tak samo wartościowa.

Pamiętaj również, że wbrew pozorom przeniesienie eventu do Internetu nie jest takie proste – trzeba zadbać o mnóstwo spraw technicznych, dlatego jeśli do wydarzenia pozostało kilka dni, to lepiej skorzystaj z kolejnych sposobów, jakimi dzielimy się w tym poradniku.

Jak najszybciej wyznacz nowy, wiarygodny termin eventu

W sytuacji, gdy do odwołania imprezy doszło z przyczyn obiektywnych, ale jej konstrukcja i całe zaplecze merytoryczne są nadal w gotowości, możesz znaleźć inny, ale tym razem w 100% pewny termin. Nie powinien on być zbyt odległy. Daje to nadzieję, że osoby, które były mocno zainteresowane udziałem w evencie, cierpliwie poczekają na przesuniętą edycję. W dodatku w grę wchodzą względy wizerunkowe. O wiele lepiej brzmi komunikat o przesunięciu wydarzenia, niż o jego odwołaniu.

Daj gościom rekompensatę

Mamy tutaj na myśli zaproszonych uczestników, którzy powinni otrzymać od Ciebie solidną motywację do ponownego zapisania się na wydarzenie i zarezerwowania sobie nowego terminu w kalendarzu. Nie muszą to być wcale żadne fanty czy wartościowe gadżety. Jeśli impreza była biletowana, to poinformuj, że posiadacze wejściówek na pierwotny termin będą mieć pierwszeństwo wejścia na teren obiektu, otrzymają bezpłatne miejsca parkingowe czy też organizator zapewni im darmowy transport. Nie są to kosztowne elementy, a naprawdę mogą zamazać złe wrażenie po przesunięciu eventu.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.