Event pod chmurką: kilka zasad, o których warto pamiętać

Organizacja eventu na świeżym powietrzu jest bardzo dobrym sposobem na podtrzymanie zainteresowania marką w okresie wiosenno-letnim, kiedy to w wielu branżach nastaje czas delikatnego przestoju. Zapraszając potencjalnych klientów oraz obecnych kontrahentów na ciekawe wydarzenie pod chmurką można zacieśnić z nimi relacje, zagwarantować im świetną zabawę i przygotować grunt pod dalszą współpracę. Organizacja takiego eventu wymaga jednak trzymania się kilku podstawowych zasad. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Formuła imprezy

Eventy pod chmurką zwykle kojarzą się z piknikami rodzinnymi, choć to też powoli się zmienia. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na świeżym powietrzu zorganizować imprezę stricte biznesową, z prezentacją produktów, usług czy nawet elementami szkoleniowymi. Ważne jest jednak, aby decyzję na temat formuły eventu podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem, bo będzie to determinować wybór np. podwykonawców, cateringu, mebli i atrakcji.

Przykładowo: jeśli w evencie mają wziąć udział klienci i pracownicy z dziećmi, to trzeba zawczasu zadbać o wynajęcie dmuchanych zabawek czy animatora – nie ma nic gorszego niż znudzone pociechy, które siłą wyciągają swoich rodziców z imprezy.

Namioty eventowe

Bez nich praktycznie nie ma eventu firmowego pod chmurką. Namioty są niezbędne, aby zapewnić gościom wysoki komfort zarówno w czasie upału, jak i dżdżystej pogody. Zwyczajowo w namiotach wyznaczamy strefę cateringową oraz rozrywkową, ale świetnie sprawdzają się one także do stworzenia przestrzeni na rozmowy biznesowe. Liczbę i pojemność namiotów należy dobrać do spodziewanej liczby gości – pomoże w tym firma oferująca wynajem takich elementów.

Atrakcyjny teren

To podstawa udanego eventu na świeżym powietrzu, przy czym od razu warto zaznaczyć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby imprezę zorganizować np. w firmowym ogrodzie – o ile oczywiście ma on odpowiednią powierzchnię, jest zadbany i gwarantuje gościom wysoki poziom bezpieczeństwa. Decydując się na wynajęcie innego terenu należy zwrócić baczną uwagę na to, czy dane miejsce pasuje do charakteru imprezy, czy można się tam łatwo dostać różnymi środkami lokomocji, czy jest dostateczna liczba miejsc parkingowych etc.

Zaplecze socjalne

Organizując event pod chmurką z reguły nie mamy komfortu bezproblemowego dostępu do łazienek. Trzeba więc o to zadbać we własnym zakresie. Niezbędne będzie zatem wynajęcie odpowiedniej liczby toalet przenośnych oraz zorganizowanie miejsca, w którym goście mogą wygodnie oraz w cywilizowanych warunkach umyć ręce.