Wydzielenie różnych stref podczas eventu: dlaczego to dobry pomysł?

Event biznesowy, firmowy czy charytatywny zawsze jest świetną okazją do tego, aby zgromadzić w jednym miejscu dużą grupę osób – w tym tych, które w przyszłości mogą stać się naszymi klientami lub partnerami handlowymi. Trudno natomiast byłoby zorganizować taką imprezę, która z jednej strony zagwarantuje gościom świetną zabawę, a z drugiej stworzy warunki do prowadzenia poważnych rozmów biznesowych. Właśnie dlatego standardem w branży eventowej jest planowanie i wydzielanie kilku znacząco różniących się od siebie stref. Dowiedz się, dlaczego warto o tym zawczasu pomyśleć.

Brak chaosu

Podzielenie terenu imprezy na strefy zawsze ma pozytywny wpływ na komunikację, a tym samym wrażenia gości. Mało kto lubi funkcjonować w chaosie, zwłaszcza w sytuacjach biznesowych. Dobrze więc będzie zadbać o to, aby goście nie mieli problemu ze znalezieniem strefy gastronomicznej, alkoholowej, łazienek, strefy chillout czy głównego parkietu. Tutaj niezbędne może się okazać wykorzystanie systemów wystawienniczych czy choćby zestawów mebli eventowych.

Każdy z gości znajdzie przestrzeń dla siebie

Im więcej stref różniących się np. charakterem i głośnością muzyki, tym lepiej, ponieważ gwarantuje to wszystkim gościom dobrą zabawę we własnym gronie. Bardzo ważne jest, aby przygotować przynajmniej jedną strefę chillout, z osobnym barem i dedykowanym cateringiem. Taka strefa zawsze sprzyja prowadzeniu rozmów biznesowych, co jest szalenie ważne w sytuacji, gdy chcemy wykorzystać event do zaprezentowania oferty marki czy nawiązania pierwszych kontaktów handlowych.

Zminimalizowanie ryzyka, że goście zbyt wcześnie wyjdą z imprezy

Często jest tak, że niektórzy goście – w tym ci najważniejsi – wychodzą z imprezy przed czasem, bo po prostu źle się na niej czują. Jest dla nich za głośno, zbyt gwarno, duszno, nie ma warunków do tego, aby spokojnie z kimś porozmawiać. Wydzielając kilka mocno różniących się od siebie stref można uniknąć takiego scenariusza, co jest bardzo korzystne z punktu widzenia frekwencji oraz osiągnięcia celów wizerunkowo-biznesowych.

Łatwiejsza koordynacja pracy osób funkcyjnych

Za takie osoby uznajemy chociażby hostessy czy kelnerów. Dzięki wydzieleniu kilku stref można dużo łatwiej delegować zadania, co z kolei pozwala uniknąć sytuacji, w której część gości zbyt długo czeka na poczęstunek, obsługę barmańską itd.