Co może Cię zaskoczyć, gdy zdecydujesz się na samodzielną organizację eventu firmowego

Wielu polskich (ale nie tylko) przedsiębiorców lubi wcielać się w rolę Zosi-samosi i wszystko, co ma związek z ich biznesami, robi we własnym zakresie. Pracowitość i oszczędność są pozytywnymi cechami, jednak czasami mogą być kulą u nogi. Dokładnie tak jest w przypadku samodzielnej organizacji eventu firmowego. Wydaje się, że to nic trudnego, ale jeśli się na to zdecydujesz, szybko zaczną się schody. Sprawdź, co na pewno Cię zaskoczy już na początkowym etapie organizacji.

Brak wolnych terminów

Z pewnością zaskakujące będzie dla Ciebie to, że nie możesz sobie, ot tak, wybrać miejsca i terminu organizacji eventu firmowego z miesiąca na miesiąc. Ruch w branży eventowej jest na tyle duży, że o rezerwacji najatrakcyjniejszych miejsc trzeba myśleć z minimum półrocznym wyprzedzeniem, a to oczywiście wymaga dalekosiężnego planowania. Pamiętaj, że hotele, sale kongresowe, miejsca kultury czy pensjonaty nie wynajmują swoich powierzchni tylko biznesom, ale też np. samorządom czy organizatorom wydarzeń kulturalnych.

Problem z przygotowaniem budżetu

Praktyka pokazuje, że zdecydowana większość eventów firmowych organizowanych bez pomocy profesjonalnej agencji eventowej wymyka się spod kontroli pod względem budżetowym. Jest to po prostu skutek braku doświadczenia po stronie organizatora. Nie znasz obowiązujących w branży stawek, nie wiesz, jakie dodatkowe wydatki pojawią się po drodze, nie potrafisz przewidzieć zagrożeń, bo nigdy wcześniej nie miałeś z taką działalnością nic wspólnego. Zwykle więc jest tak, że przedsiębiorcy bardzo optymistycznie szacują budżet na jakimś poziomie, po czym przychodzi podsumowanie faktycznych kosztów i pojawia się szok.

Szalenie trudne skoordynowanie pracy podwykonawców

Nawet jeśli masz duże doświadczenie w zarządzaniu biznesem, to nie możesz go przełożyć 1:1 na organizację eventu. Perfekcyjnie zaplanowana, a tym samym bardzo udana impreza wymaga świetnego skoordynowania pracy wielu zespołów: od cateringu, przez obsługę gości, aż po zbudowanie sceny i obsługę audiowizualną. Uwierz, że to nie jest takie proste i na pewno pojawią się poważne problemy z podwykonawcami.

Wysokie stawki

To dopiero może Cię zaskoczyć! Jeśli wydaje Ci się, że zorganizujesz świetny event firmowy po kosztach, to niestety, ale raczej srodze się zawiedziesz. Jakość zawsze kosztuje, a w branży eventowej od kilku już lat obowiązują bardzo wysokie stawki za poszczególne usługi – hossa zrobiła swoje.