Organizacja konferencji online: o co trzeba zadbać?

Nikt nie ma wątpliwości, że branżę eventową i konferencyjną czekają bardzo duże zmiany. Długo nie wrócimy do modelu masowych wydarzeń na tysiące uczestników. Nie oznacza to jednak, że organizatorzy i uczestnicy muszą całkowicie zapomnieć o konferencjach. Wciąż przecież mamy do dyspozycji Internet. Organizacja konferencji online jest doskonałym sposobem na to, aby uratować całą branżę, jednocześnie zapewniając chętnym dostęp do wartościowej wiedzy. Warunkiem udanego eventu w sieci jest jednak zadbanie o kilka ważnych szczegółów.

Stabilne łącze

To podstawa, bez której nie ma nawet mowy o organizowaniu konferencji online. Stabilne łącze pozwala zapewnić wysoką jakość transmisji – zarówno na poziomie dźwięku, jak i obrazu. Jeśli w trakcie wydarzenia pojawiają się różnego rodzaju opóźnienia, a komfort śledzenia konferencji jest niski, to wielu uczestników nigdy więcej nie skorzysta z zaproszenia do takiej formuły.

Rada

Nawet jeśli dysponujemy bardzo szybkim i niezawodnym Internetem, to zawsze należy mieć jakiś backup – chociażby w postaci Internetu mobilnego. Nie ma przecież gwarancji, że nagle w trakcie konferencji nie dojdzie do awarii łącza.

Metoda transmisji

Chodzi tutaj o to, aby wcześniej przetestować kilka rozwiązań transmisyjnych i postawić na to, które najbardziej nam odpowiada oraz gwarantuje najlepszą jakość dźwięku i obrazu. Wybór jest naprawdę spory: podobne narzędzia udostępniają YouTube, Facebook, można postawić na Skype czy Zoom oraz wiele innych platform do łączeń na żywo. Bez wcześniejszych testów nie da się jednak podjąć dobrej decyzji.

Chat

Chat pełni bardzo istotną funkcję w trakcie konferencji online, ponieważ za jego pośrednictwem uczestnicy mogą wygodnie zadawać pytania, komentować kwestie poruszane przez prelegenta, ale też chociażby zgłaszać problemy techniczne. Działanie chatu trzeba oczywiście wcześniej przetestować oraz przygotować konkretny regulamin korzystania z tego narzędzia (np. zakaz używania wulgaryzmów, nieodpowiadanie pod swoimi wpisami, zakaz spamowania etc.).

Bezpośredni link do wydarzenia

Udział w konferencji online jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, ale najpierw trzeba się na to wydarzenie dostać. Wbrew pozorom nie dla każdego uczestnika będzie to takie proste. Dlatego w ramach promocji wydarzenia warto postawić na mailing i regularną wysyłkę wiadomości z przypomnieniem oraz bezpośrednim linkiem, który przenosi uczestnika od razu do wirtualnego pokoju konferencyjnego.

Jak zaangażować uczestników konferencji? O tym przeczytasz w poradniku: https://solumaevent.pl/blog,ac155/jak-zaangazowac-uczestnikow-konferencji-poznaj-najlepsze-sposoby,11