Elementy, które mają największy wpływ na sukces konferencji

Organizacja konferencji, czy to biznesowej, branżowej czy naukowej, nie jest takim prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Owszem, zadbanie o całą otoczkę, czyli elegancką, funkcjonalną salę, dobry catering i gadżety reklamowe dla uczestników, to w gruncie rzeczy nic trudnego, ale wbrew pozorom nie ma to aż takiego wpływu na sukces wydarzenia. Znacznie ważniejsze są kwestie merytoryczne, które – o dziwo – często się bagatelizuje. Sprawdź zatem, które elementy konferencji w rzeczywistości decydują o jej sukcesie.

Porządni prelegenci

Od nich zależy w zasadzie wszystko. Konferencja może zostać zorganizowana w najelegantszym hotelu, uczestnicy mogą mieć zapewnione najbardziej wymyślne luksusy, ale jeśli pod względem merytorycznym wydarzenie będzie bardzo słabe, to nikt go nie zapamięta, a przede wszystkim nic z niego nie wyniesie. Dlatego w pierwszej kolejności zawsze dbamy o zapewnienie sobie znanych, cenionych prelegentów, na których warto przeznaczyć większą część budżetu. Mocne nazwisko przyciągnie uczestników, zwiększy prestiż konferencji, a przede wszystkim zagwarantuje utrzymanie ludzi na sali konferencyjnej.

Panel dyskusyjny

Zaskakujące jest to, jak często organizatorzy konferencji zapominają o znalezieniu miejsca na taki panel. Plany wydarzeń są tak napięte, że zwyczajnie brakuje już czasu na to, aby uczestnicy mogli zadawać prelegentom pytania i wejść z nimi w interakcję. Jest to bardzo ważne, ponieważ z jednej strony podnosi atrakcyjność wydarzenia, a z drugiej daje uczestnikom poczucie, że właśnie wzięli udział w czymś wartościowym.

Część warsztatowa

Jeśli tylko pozwala na to czas, warto ją „wcisnąć” do planu konferencji. Część warsztatowa daje możliwość nawiązania jeszcze bliższego kontaktu z prelegentami, lepszego ich poznania, a także wyniesienia wartościowej wiedzy z konferencji. Jeśli celem wydarzenia jest m.in. podniesienie kompetencji przedstawicieli branży i własnych pracowników, to warsztaty są wręcz niezbędne i koniecznie trzeba je uwzględnić w programie.

Logicznie ułożony plan wydarzenia

Z akcentem na słowo „logicznie”. Chodzi o to, aby konferencja nie była czasem ciągłego gonienia po salach, między jedną prelekcją a drugą. Jeśli chcemy skondensować wiedzę przekazywaną uczestnikom, warto przynajmniej rozważyć rozłożenie wydarzenia na dwa dni. Dzięki temu nie zabraknie czasu na odpoczynek czy rozmowy kuluarowe, które podczas konferencji biznesowych są szalenie ważne.