Kilka słów o kosztach organizacji konferencji biznesowej

Konferencje są podstawowym rodzajem eventu biznesowego. Świetnie sprawdzają się w celu wypromowania i wzmocnienia wizerunku firmy, która chce zabłysnąć w branży nieszablonowymi pomysłami czy pochwalić się swoim zapleczem intelektualno-technologicznym. Organizacja konferencji biznesowej jest oczywiście dość kosztowna, dlatego wiele firm z góry odrzuca ten pomysł, skupiając się na innych, tańszych formach promocji. Tymczasem istnieją sposoby na to, aby te wydatki znacząco ograniczyć.

Wyznaczenie priorytetów

Jeśli budżet eventu jest ograniczony (przykładowy cennik organizacji imprez firmowych) – a najczęściej jest – to nie ma siły: trzeba z czegoś zrezygnować, aby podkreślić najważniejsze aspekty tej imprezy. Zaczynamy więc od wyznaczenia priorytetów. Załóżmy, że głównym celem jest przekazanie uczestnikom konferencji wartościowej wiedzy. Warto zatem lwią część budżetu przeznaczyć na wynagrodzenia dla prelegentów, bo to oni będą magnesem przyciągającym uczestników.

Jeśli natomiast konferencja ma mieć bardziej charakter towarzyski, wówczas budżet przesuwamy w kierunku elementów wizerunkowych, dbając o wynajęcie efektownego, komfortowego obiektu, nie zapominając o gadżetach dla uczestników oraz o porządnym cateringu.

Dokładne oszacowanie budżetu

Budżet konferencji biznesowej zawsze składa się z dwóch części. Są to:

• Koszty stałe – czyli takie, których żadną siłą nie da się uniknąć, ale w ostateczności można na nich trochę „przyoszczędzić”. Mamy tutaj na myśli chociażby noclegi, catering, transport, honoraria (prelegentów, agencji eventowej) czy wynajem sprzętu.
• Koszty zmienne – tutaj mamy największe pole do popisu w zakresie szukania oszczędności, ponieważ do kosztów zmiennych zaliczymy chociażby promocję wydarzenia.

Wiedząc, jakie koszty ostatecznie złożą się na budżet konferencji, możemy zacząć szukać oszczędności.

Oszczędzamy, ale z głową!

Najważniejsze jest to, aby przez oszczędności nie zniszczyć całej idei konferencji, czyli nie narazić się na ośmieszenie marki czy po prostu osłabienie jej wizerunku. Elementami, na których na pewno można zaoszczędzić są wszystkie materiały drukowane. Nie zapominajmy, że żyjemy w czasach powszechnego korzystania z różnego rodzaju aplikacji. Można je śmiało wykorzystać do tego, aby rozesłać zaproszenia oraz materiały konferencyjne. Będzie tanio, nowocześnie, a także bardzo wygodnie z perspektywy uczestników.