Skuteczne sposoby na utrzymanie budżetu eventowego w ryzach

Organizując jakikolwiek event warto zacząć od rzetelnego przeanalizowania swoich możliwości finansowych. Dzięki temu nie dochodzi później do sytuacji, w której goście śmiertelnie nudzą się w eleganckich wnętrzach luksusowego hotelu, bo organizatorowi zabrakło funduszy na atrakcje. Oszacowanie budżetu eventu to dopiero połowa sukcesu. O wiele trudniej jest utrzymać go w ryzach. Istnieją natomiast skuteczne sposoby na to, by nie dopuścić do finansowego rozpasania. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Dokładna lista gości

Często trudno jest ją przygotować już na samym początku, ale jeśli z jakiegoś powodu takie rozwiązanie nie wchodzi w grę (bo np. przygotowujemy imprezę otwartą dla wszystkich chętnych), to przynajmniej trzeba oszacować maksymalną liczbę uczestników. Na tej podstawie można już przyjąć pewne założenia budżetowe – będziemy wiedzieć, ile toalet przenośnych trzeba wynająć, jak obfity powinien być catering, ile atrakcji zapewnić gościom etc.

Rada

Na tym etapie trzeba również podjąć wiążącą decyzję odnośnie do tego, czy event jest przeznaczony tylko dla dorosłych, czy może także dla dzieci. To również będzie mieć wpływ na kosztorys imprezy.

Precyzyjne umowy z podwykonawcami

Akcentujemy tutaj słowo „precyzyjne”, ponieważ w umowach z podwykonawcami zaangażowanymi w organizację eventów bardzo często pojawiają się nieścisłości, przewidywania czy po prostu zwykłe domysły. W efekcie organizator po fakcie otrzymuje fakturę, która dalece odbiega od jego wcześniejszych wyobrażeń. Nie można dopuszczać do takich sytuacji.

Wiedząc, ile osób ma wziąć udział w evencie i jaka będzie jego formuła, można bez większego problemu określić koszt np. cateringu czy wynajmu elementów scenicznych. Trzeba tylko tego dopilnować na etapie zawierania umów z podwykonawcami.

Zatrudnienie profesjonalnej agencji eventowej

Nie ma lepszego sposobu na to, aby utrzymać budżet wydarzenia w ryzach. Profesjonalna agencja eventowa zawsze zacznie od określenia kosztu organizacji imprezy, biorąc pod uwagę program, liczebność eventu oraz specjalne oczekiwania klienta. Po określeniu kosztorysu wydarzenia ryzyko jest przenoszone na agencję – nie może ona bez uzgodnienia z klientem zwiększać kosztu organizacji imprezy.

Jest to jeden z koronnych powodów, dla których warto zdecydować się na powierzenie eventu profesjonalistom, którzy bazując na własnym doświadczeniu i stawkach rynkowych potrafią w znacznym przybliżeniu ocenić, ile to wszystko będzie kosztować.