Jak agencje eventowe przerzucają ryzyko na swoich klientów? Uważaj na takie praktyki

Organizacja dużego eventu jest bardzo złożonym procesem. Wydarzenie przypomina organizm, w którym wszystkie jego elementy muszą ze sobą perfekcyjnie współpracować. Nie wszystkie agencje eventowe potrafią o to zadbać, dlatego nieco po kryjomu przerzucają część ryzyka na swoich klientów. Jak to robią? Przykłady znajdziesz w naszym poradniku. Dobrze radzimy: uważaj na podobne propozycje, bo może się to skończyć sporymi kłopotami.

Umowy z podwykonawcami

Idealny dla zleceniodawcy układ to taki, w którym podpisuje jedną umowę z agencją eventową i nic więcej go nie interesuje. To agencja eventowa odpowiada za własne porozumienia z podwykonawcami. Koniec końców liczy się wyłącznie to, czy event zostanie zrealizowany zgodnie z umową. Natomiast sytuacja, w której sam przedsiębiorca jest zmuszony podpisać osobne umowy z każdym z podwykonawców, a nawet samodzielnie ich znaleźć, jest patologiczna i niesie ze sobą ogromne ryzyko chaosu, który eventom nigdy nie służy.

Wysoki, choć nieuzasadniony budżet

Niektóre agencje eventowe z zasady zawyżają budżety, aby w ten sposób przerzucić część ryzyka właśnie na klienta. Jest to standardowe działanie w sytuacji, gdy agencja – chcąc szybko pozyskać klienta – nie analizuje dokładnie przedmiotu zlecenia i w cenie uwzględnia już niedoszacowanie kosztu organizacji imprezy. Jest to dość ryzykowne rozwiązanie z punktu widzenia klienta, ponieważ nigdy nie ma on pewności, czy nie przepłacił za usługę. Trudno przecież liczyć na to, że agencja po rozliczeniu całej imprezy zwróci klientowi niewykorzystaną część budżetu eventu.

Wynajem akcesoriów eventowych po stronie klienta

Nigdy się na to nie zgadzaj, nawet jeśli zaproponowana przez agencję cena usługi jest wyjątkowo atrakcyjna. Samodzielne organizowanie akcesoriów, w tym mebli eventowych, namiotów imprezowych, toalet i dziesiątków innych rzeczy, to parodia współpracy z agencją. Po co Ci ona, skoro tak naprawdę większość rzeczy musisz zrobić sam? Podpisując umowę z agencją zawsze dokładnie sprawdź, jaki jest zakres jej obowiązków, aby później nie okazało się, że coś nie zostało dopilnowane, bo „to nie była nasza działka”.